Γνωρίζατε ότι το Asana είναι ένας όρος 1000 ετών που επινοήθηκε στον τομέα της γιόγκα; Όπως και η ποικιλομορφία του, έχει χρησιμοποιηθεί για να ονομάσει ένα εργαλείο διαχείρισης έργων που χρησιμοποιούν σε μεγάλο βαθμό πολλά άτομα και οργανισμοί.
Εάν είστε ένας από αυτούς που αναρωτιούνται εάν το Asana είναι το κατάλληλο εργαλείο διαχείρισης έργου για εσάς, τότε μην ψάξετε περαιτέρω γιατί, σε αυτό το άρθρο, σας καλύψαμε τα βασικά για να σας βοηθήσουμε να πάρετε μια απόφαση.
- Τι είναι το Asana;
- Τι είναι η διαχείριση έργου asana;
- Χαρακτηριστικά του Asana
- Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του Asana Project Management
- Συχνές ερωτήσεις
- συμπέρασμα
Τι είναι το Asana;
Το Asana είναι ένα από τα πιο δημοφιλή εργαλεία διαχείρισης έργων με πολλές δυνατότητες. Μπορείτε να διαχειριστείτε με επιτυχία μεγάλα και σύνθετα έργα χρησιμοποιώντας τα εργαλεία που θα σας βοηθήσουν να τηρείτε τα χρονοδιαγράμματα των έργων και να παρακολουθείτε στόχους και προϋπολογισμούς.
Οι περισσότερες από τις εργασίες που αναφέρονται παραπάνω πρέπει να παρακολουθούνται με τη βοήθεια υπολογιστικών φύλλων, γραφημάτων κ.λπ., ενώ το ίδιο μπορεί πλέον να γίνει αποτελεσματικά χρησιμοποιώντας το εργαλείο διαχείρισης έργου asana.
Η ποικιλία του λογισμικού διαχείρισης έργων που είναι διαθέσιμο στους διαχειριστές έργων σήμερα είναι μια ευλογία. Οι διαχειριστές έργων μπορούν να επικεντρωθούν στην εκτέλεση και όχι στις ενημερώσεις υπολογιστικών φύλλων λόγω των ισχυρών δυνατοτήτων αυτών των εργαλείων.
Μία από τις πιο προτιμώμενες εφαρμογές διαχείρισης έργου είναι το Asana. Χρησιμοποιείται από εκατοντάδες επιχειρήσεις, συμπεριλαμβανομένης της Google και της NASA. Θεωρείται ιδιαίτερα για την αντιμετώπιση τυπικών προβλημάτων διαχείρισης έργων, καθιστώντας την εκτέλεση του έργου πιο απλή, αποτελεσματική και αποδοτική.
- Η Asana αντιμετωπίζει πολλά σημαντικά ζητήματα που αφορούν τη διαχείριση έργου.
- Παρακολούθηση και τροποποίηση των σχεδίων εργασίας του έργου καθώς ποικίλλουν και αναπτύσσονται.
- Ενίσχυση της ομαδικής εργασίας, προώθηση της επικοινωνίας και ενημέρωση των ενδιαφερομένων για τις εξελίξεις του έργου.
- Ανίχνευση εξαρτήσεων και απειλών για τους στόχους του έργου.
Τι είναι η διαχείριση έργου asana;
Το Asana είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργων Ιστού που σας επιτρέπει να παραμένετε συνδεδεμένοι με την εργασία και να οργανώνεστε χρησιμοποιώντας την εφαρμογή που βασίζεται σε κινητά ενώ βρίσκεστε εν κινήσει.
Τα μέλη της ομάδας μοιράζονται λεπτομέρειες και πληροφορίες σχετικά με ένα έργο χρησιμοποιώντας τον συνεργατικό χώρο εργασίας της Asana. Στο Asana, οι εργασίες είναι διακριτές ενότητες εργασίας που εμφανίζονται ως ψηφιακές κάρτες με λεπτομέρειες σχετικά με τις εκκρεμότητες, τις εγκρίσεις, τα ορόσημα και άλλα στοιχεία του έργου.
Αυτό το καθιστά χρήσιμο πρόγραμμα παρακολούθησης έργου, καθώς ανεξάρτητα από τη συσκευή που χρησιμοποιείτε ή ποιος κάνει τροποποιήσεις σε οποιοδήποτε τμήμα του έργου, θα βλέπετε πάντα την πιο πρόσφατη έκδοση σε πραγματικό χρόνο.
Το Asana βοηθά τα άτομα και τις επιχειρήσεις να αναλύουν τα δύσκολα έργα σε πιο διαχειρίσιμα μέρη. Είναι ένα ολοκληρωμένο εργαλείο διαχείρισης εργασιών που σας δίνει τη δυνατότητα να μοιράζεστε πληροφορίες, να δημοσιεύετε σχόλια και σημειώσεις, να παρακολουθείτε τις προθεσμίες και να παρακολουθείτε την πρόοδό σας σε έργα και εργασίες.
Είναι μια καινοτόμος μέθοδος συνεργασίας. Από το χειρισμό εργασιών και έργων για πολλούς πελάτες και ομάδες, το Asana προσφέρει λειτουργίες, όπως χώρους εργασίας, ενότητες, έργα, εργασίες κ.λπ. Το Asana έχει σχεδιαστεί για να εργάζονται οι ομάδες πιο αποτελεσματικά και να αφιερώνουν λιγότερο χρόνο σε συσκέψεις και σύνταξη μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κατάστασης.
Μπορείτε να εργαστείτε πιο γρήγορα και να επιτύχετε ελκυστικούς στόχους χρησιμοποιώντας το Asana.
Χώροι εργασίας – Πώς να κάνετε τους χώρους εργασίας σας να λειτουργούν για εσάς
Οι χρήστες μπορούν να εργαστούν μαζί σε εργασίες και έργα σε έναν κοινόχρηστο χώρο εργασίας. Οι χώροι εργασίας είναι τα κύρια στοιχεία του εργαλείου Asana σας. Μπορείτε να δημιουργήσετε συγκεκριμένους χώρους εργασίας για τις διάφορες ανάγκες των πελατών ή των ομάδων σας.
Εργα: Προσδιορισμός διαφόρων ροών δραστηριότητας
Αυτό είναι το τμήμα όπου μπορεί κανείς να βρει μια διαδοχική ροή έργων. Αυτή η δυνατότητα βρίσκεται δίπλα σε χώρους εργασίας. Τα έργα μπορούν να μετατραπούν σε δημόσια ή ιδιωτικά και αποτελούν την κύρια οργανωτική μονάδα στο Asana. Μπορούν να έχουν χρωματική κωδικοποίηση και η ενότητα έργων έχει φίλτρα για προτεραιότητα, εκχωρημένο προσωπικό και ετικέτες.
Καθήκοντα: Εναλλαγή μεταξύ των στοιχείων της εργασίας σας.
Οι εκκρεμότητες είναι, είναι ένα εκτεταμένο επίπεδο οργάνωσης της εργασίας στην Asana. Είναι δυνατό να δημιουργήσετε εργασίες, να προσθέσετε διάφορες πληροφορίες σε αυτές και να διατηρήσετε την ισορροπία στην εργασία.
Ημερολόγιο: Μια εναλλακτική λύση για εργασίες
Μπορείτε να δείτε όλες τις επερχόμενες εργασίες σας στο ημερολόγιο Asana. Αυτή η δυνατότητα σάς επιτρέπει επίσης να κάνετε γρήγορη εναλλαγή μεταξύ „προβολής λίστας“ και „προβολής ημερολογίου“ στο ημερολόγιο Asana για να δείτε πότε λήγουν οι εργασίες.
Διαβάστε επίσης: Ερωτήσεις συνέντευξης του Project Manager 2022
Χαρακτηριστικά του Asana
Ακολουθεί μια ανάλυση των πιο συχνά χρησιμοποιούμενων χαρακτηριστικών του Asana:
Εργαλείο επικοινωνίας
Όλα τα μηνύματά σας και οι σχετικές εργασίες μπορούν να παρακολουθούνται στα εισερχόμενά σας. Οι συνομιλίες έργου μπορούν να μεταφέρουν τρέχουσες συνομιλίες και να επισυνάψουν εργασίες σε μηνύματα. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτό το εργαλείο για τη διόρθωση εικόνων και αρχείων PDF και μπορείτε να μετατρέψετε τυχόν σχόλια που κάνετε σε εργασίες για να ενημερώσετε την υπόλοιπη ομάδα τι πρέπει να γίνει.
Πολλαπλές προβολές
Το Asana προσφέρει μια ποικιλία τρόπων προβολής των εργασιών και των έργων σας, επειδή έχει σχεδιαστεί κυρίως για να προσαρμόζεται στο εργατικό σας δυναμικό:
- Λίστα: Οι εργασίες εμφανίζονται και οργανώνονται σε μορφή λίστας.
- Οι εργασίες μου: Εδώ μπορείτε να δείτε μια λίστα υποχρεώσεων που περιέχει όλες τις εργασίες σας.
- Ημερολόγιο: Εμφανίζει μια λίστα εργασιών με ημερομηνίες λήξης.
- Σανίδα: Εμφανίζει τις προγραμματισμένες δουλειές σας με τη μορφή πίνακα ανακοινώσεων.
- Inbox: Οι συζητήσεις σας παρατίθενται στα εισερχόμενά σας.
- Αρχεία: Αυτή η κατηγορία περιέχει όλα τα μεταφορτωμένα αρχεία του έργου.
Εργαλεία Διαχείρισης και Αναφοράς
Οι δυνατότητες αναφοράς του Asana θα σας διευκολύνουν να διατηρείτε τη διαχείριση των ενημερώσεων του έργου και να στέλνετε υπενθυμίσεις ενημερώσεων, όπως απαιτείται, για να γνωρίσετε την ομάδα σας ως διαχειριστή έργου ή ομάδας. Για να διατηρήσετε ένα άτομο στην ίδια σελίδα, μπορείτε επίσης να θέσετε „στόχους“ και μπορείτε να χρησιμοποιήσετε „ορόσημα“ για να εμπνεύσετε και να αναγνωρίσετε τις προσπάθειές τους.
Επίσης, μπορείτε να αλληλεπιδράσετε γρήγορα με την ομάδα σας χρησιμοποιώντας ενημερώσεις κατάστασης για έργα και χαρτοφυλάκια. Επιπλέον, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τον πίνακα εργαλείων σας για να δείτε γρήγορα την κατάσταση όλων των ανοιχτών έργων και εργασιών και, εάν είναι απαραίτητο, να εντοπίσετε προβληματικές περιοχές.
Μπορείτε να χωρίσετε τους ανθρώπους σε ομάδες για να εργαστούν σε ένα μόνο έργο με τη βοήθεια της λειτουργίας των ομάδων. Η περιοχή της ομάδας περιλαμβάνει μια σελίδα μηνυμάτων για ανακοινώσεις και ομαδικές συζητήσεις, καθώς και μια καρτέλα επισκόπησης όπου μπορείτε να παρακολουθείτε την πρόοδο των εργασιών που έχουν ανατεθεί.
Για να κρατάτε την ομάδα ενήμερη και να την ενημερώνετε για τυχόν προτάσεις/σχόλια που χρειάζονται τη συμμετοχή τους, πρέπει να προσθέσετε τους συμπαίκτες ως ακόλουθους σε έργα που δεν τους έχουν ανατεθεί.
Οι διαχειριστές έχουν την επιλογή να περιορίσουν το απόρρητο. Κάποιος μπορεί να περιορίσει την πρόσβαση σε συγκεκριμένες εργασίες ή ακόμη και να αποκρύψει ορισμένες ομάδες που εργάζονται σε ευαίσθητα έργα χρησιμοποιώντας άδειες και άλλα στοιχεία ελέγχου απορρήτου.
Ενσωμάτωση APP
Ένα από τα στοιχεία που κάνουν το Asana απλό στη χρήση είναι η ενσωμάτωση εφαρμογών. Το Asana λειτουργεί καλά με πολλές άλλες εφαρμογές, οι πιο σημαντικές είναι:
Zoom, Outlook, Gmail, Power BI, Microsoft Team και Slack για επικοινωνία.
Για τη δημιουργία και την κοινή χρήση αρχείων, χρησιμοποιήστε τα Adobe Creative Cloud, OneDrive, Office365, Box, Google Drive και Dropbox. Συγκομίστε ένα ενσωματωμένο εργαλείο παρακολούθησης χρόνου.
Πλεονεκτήματα και μειονεκτήματα του Asana Project Management
Πλεονεκτήματα:
Τα πλεονεκτήματα του Asana περιλαμβάνουν τα ακόλουθα:
- Η διεπαφή του Asana έχει σχεδιαστεί ελκυστικά.
- Ένα απλό ημερολόγιο που είναι συγχρονισμένο με όλες τις ευθύνες σας
- Δυνατότητα προβολής όλων των εργασιών σας σε μία τοποθεσία
- ενσωμάτωση του email
Μειονεκτήματα:
Τα παρακάτω είναι τα μειονεκτήματα του Asana:
- Δεν υπάρχει διαφορετικός τρόπος για να παρακολουθείτε τα πάντα σε πολλά έργα που έχουν ημερομηνίες λήξης ή λήγουν εντός της ίδιας ημέρας ή εβδομάδας.
- Δεδομένου ότι αυτή η εφαρμογή βασίζεται κυρίως σε κείμενο, συμβαίνει συχνά η δομή να σπάσει, να καταργηθεί μια εργασία ή να αλλάξει το όνομα της εργασίας.
- Δεν μπορείτε να διαθέσετε περισσότερα από ένα άτομα για την ίδια εργασία.
- Η επιχείρηση θα μπορούσε να γίνει υποτονική με τόσες πολλές ευθύνες σε ένα μέρος.
- Κάποιος πρέπει να χρησιμοποιήσει μια αιώνια εφαρμογή παρακολούθησης χρόνου επειδή η Asana δεν διαθέτει τη δυνατότητα.
Συχνές ερωτήσεις
Ναι, το Asana είναι ένα εργαλείο διαχείρισης έργων που χρησιμοποιείται για τον σχεδιασμό, τη διαχείριση, την παρακολούθηση, την ανάθεση και την επικοινωνία σχετικά με έργα με πελάτες και μέλη της ομάδας. Χρησιμοποιώντας το Asana, μπορεί κανείς να προσαρμόσει τις προβολές, τους πίνακες κ.λπ. και να παρακολουθήσει την πρόοδο της ομάδας.
Σκοπός του εργαλείου είναι να σχεδιάζει, να διαχειρίζεται και να οργανώνει έργα, ομαδική εργασία και πρόοδο του έργου χρησιμοποιώντας τα διαθέσιμα εργαλεία στην πλατφόρμα. Το Asana μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως εργαλείο για συνεργασία σε διαφορετικά έργα. Κάποιος μπορεί να συντονιστεί με τα μέλη της ομάδας, να μοιραστεί σχόλια, αρχεία, ενημερώσεις και να παρακολουθήσει στόχους.
Το Asana είναι πανομοιότυπο με άλλα εργαλεία διαχείρισης εργασιών και έργων που επιτρέπουν στις ομάδες να σχεδιάζουν, να οργανώνουν και να πραγματοποιούν δραστηριότητες. Λειτουργεί ως το ιδανικό σύστημα υποστήριξης για την πλοήγηση στο χάος και την τήρηση προθεσμιών. Είναι ένα διαδικτυακό εργαλείο διαχείρισης έργων και συνεργασίας που συγκεντρώνει όλες τις δραστηριότητες και εξαλείφει το χάος μέσω email.
Το Asana χρησιμοποιείται ως εργαλείο για ουσιαστική διαχείριση έργου. Ωστόσο, η Jira, από την άλλη πλευρά, ικανοποιεί τις εξελιγμένες απαιτήσεις των ομάδων λογισμικού και προσφέρει την ευελιξία και την ισχύ που απαιτούν οι ευέλικτες ομάδες για να προσφέρουν αξία στους πελάτες πιο γρήγορα.
Υπάρχουν πέντε βασικά βήματα για να χρησιμοποιήσετε το Asana ως εργαλείο διαχείρισης έργου. Οι λεπτομέρειες που αναφέρονται παρακάτω επικεντρώνονται στο πώς μπορεί κανείς να κάνει το ίδιο ακόμη και ως αρχάριος –
– Ορίστε ένα έργο
Το Asana προσφέρει διάφορες τεχνικές για την οπτικοποίηση έργου για την υποστήριξη της μεθοδολογίας διαχείρισης έργου που χρησιμοποιείτε. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε μια προβολή λίστας εργασιών, πίνακες έργων, ένα ημερολόγιο ή ένα χρονοδιάγραμμα ως βάση για τα νέα σας έργα.
– Δημιουργία εργασιών
Η δημιουργία μιας εργασίας στο Asana είναι ένα από τα πιο απλά βήματα και μπορεί να γίνει με ένα μόνο κλικ. Το Asana βοηθά στην εκτέλεση εργασιών με βάση τις απαιτήσεις σας. Οι εργασίες μπορεί να είναι βασικές ετικέτες που σας υπενθυμίζουν να ενεργείτε, όπως να καλέσετε έναν πελάτη, ή μπορεί να αφορούν τα παραδοτέα του έργου σας.
– Οργανώστε ένα σχέδιο
Για να εκπληρώσετε τους στόχους ενός έργου, βάλτε τις εργασίες που έχετε προσδιορίσει σε ένα σχέδιο δράσης που αυξάνει τις πιθανότητες επιτυχίας σας. Το Asana παρέχει πολλές δυνατότητες και εργαλεία για να βοηθήσει στον προγραμματισμό του έργου.
– Διαχείριση Έργου
Το Asana προσφέρει πολλαπλές επιλογές που μπορεί να χρησιμοποιήσει η ομάδα για να παραμείνει στην κορυφή των αναγκών και των απαιτήσεων του έργου. Τα μέλη της ομάδας μπορούν να έχουν πρόσβαση σε εργασίες, να διαχειρίζονται τις ημερομηνίες λήξης και να παρακολουθούν την πρόοδο. Η επιλογή αναζήτησης του Asana σάς βοηθά να εντοπίζετε γρήγορα αντικείμενα, εργασίες κ.λπ. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την επιλογή φίλτρου για να δείτε τις εργασίες προτεραιότητας.
– Κλείσιμο έργου
Μετά την ολοκλήρωση ενός έργου, συγκεντρώστε τα πιο κρίσιμα στοιχεία για να τα εφαρμόσετε στο επόμενο. Το κλείσιμο ενός έργου μπορεί να γίνει δημιουργώντας ένα μοναδικό πρότυπο. Το πρότυπο περιέχει σχόλια, ενέργειες και άλλες πληροφορίες που διασφαλίζουν τη βελτίωση των διαδικασιών σας.
συμπέρασμα
Οι δυνατότητες του Asana καλύπτουν ένα ευρύ φάσμα απαιτήσεων διαχείρισης έργων, παρά το γεγονός ότι υπάρχουν κενά που μπορούν να γεφυρωθούν χρησιμοποιώντας ενσωματώσεις τρίτων, συμπεριλαμβανομένων των Salesforce, Google Drive και Microsoft Outlook.
Το λογισμικό είναι ένας ισχυρός διαχειριστής εργασιών και η τιμολόγηση του Asana για μεμονωμένα άτομα και μικρές ομάδες ξεκινά με μια δωρεάν δοκιμή, ώστε να μπορείτε να το ελέγξετε πριν πληρώσετε.
Ακόμη και ως αρχάριος, μπορεί κανείς να μάθει πώς να χρησιμοποιεί το Asana για τη διαχείριση έργου που θα βοηθήσει στη βελτίωση της ορατότητας, στην ενίσχυση της παραγωγικότητας της ομάδας και στην απλοποίηση της παρακολούθησης του έργου.
